С ноября 2025 г. в организациях Холдинга: АО «КОНЦЕРН ТИТАН-2», ПАО «СУС», АО «МСУ-90» и ООО «АЙ БИ КЕЙ» вводится кадровый электронный документооборот (КЭДО). С его помощью можно упросить обмен кадровыми документами между работодателем и сотрудником, а также ускорить процесс ознакомления и уйти от бумажных документов.
ПОЧЕМУ ПЕРЕХОДИМ НА КАДРОВЫЙ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ?
Электронный документооборот в сфере трудовых отношений – это создание, подписание, использование и хранение связанных с работой документов, в электронном виде. Кадровый электронный документооборот дает массу преимуществ как организации, так и сотрудникам:
| Плюсы КЭДО для работодателей | Плюсы КЭДО для работников |
| Ниже расходы на кадровое делопроизводство и документооборот | Проще работать с документами: ознакомление и подписание даже на смартфоне |
| Легче отслеживать подписание документов | Экономия времени на взаимодействии с отделом кадров: почти всё можно сделать удалённо через личный кабинет КЭДО |
| Оперативнее происходят процессы между подразделениями – HR-службами, руководством, бухгалтерами и другими подразделениями | Все кадровые документы собраны в одном месте и доступны 24/7 |
| Надёжное хранение документов – не потеряются и не испортятся | |
| Экономия времени на поиск документов |
Работа с кадровыми документами в электронном виде разрешена по законодательству РФ. В ноябре 2021 г. в Трудовой кодекс добавлены новые статьи, и теперь работникам не обязательно подписывать на бумаге заявления на отпуск, приказы о переводе и другие кадровые документы.
ПЕРЕХОД НА КЭДО ПО ЖЕЛАНИЮ СОТРУДНИКА
Для обмена кадровыми документами в электронном виде нужно согласие сотрудника. Если он отказывается от электронного кадрового документооборота, все взаимодействие остается на бумаге. Отказаться от КЭДО могут все сотрудники, кроме тех, кто трудоустроился после 31 декабря 2021 и для них это первая работа.
КЭДО — ЭТО БЕЗОПАСНО?
- Кадровый электронный документооборот строго регламентирован в Трудовом Кодексе РФ и Федеральном законе 63-ФЗ об электронной подписи;
- Чтобы снизить риск утечки информации, в системах для документооборота используются средства обнаружения внутренних и внешних угроз;
- В отличие от бумажных документов, электронные документы не состарятся, не истлеют, не сгорят и не потеряются. Подделать их не просто, а подписать задним числом — невозможно.
ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ
Все кадровые документы, переведенные в КЭДО, можно подписывать удаленно с помощью электронной подписи. Для кадрового документооборота используются простые (ПЭП) и усиленные электронные подписи — квалифицированные (УКЭП) и неквалифицированные (УНЭП).В Трудовом кодексе РФ описаны варианты, когда используются те или иные виды электронной подписи.
При подписании со стороны работодателя будет задействована УКЭП. Ей можно заверять все виды документов, которые оформляются в электронном виде. Кроме того, это исключает риск признания документа недействительным.
Для работника — УНЭП. Согласно закону, он сможет заверить этой подписью любой кадровый документ. Чтобы подтвердить подпись, сотруднику нужно ввести код из SMS-сообщения. Такой способ безопасен и имеет полную юридическую силу.
Все документы, подписанные электронной подписью, легальны. На каждом документе ставится метка о времени подписания и действительности подписи – подделать такой документ намного сложнее, чем его бумажный аналог.
КАК ПОЛУЧИТЬ ЭЛЕКТРОННУЮ ПОДПИСЬ?
Чтобы получить электронную подпись не нужно идти в удостоверяющий центр. Она генерируется в специализированной информационной системе и предоставляется сотрудникам за счет работодателя.
ГДЕ БУДЕТ ОСУЩЕСТВЛЯТЬСЯ РАБОТА С КАДРОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ?
Для хранения и обмена электронными кадровыми документами с работниками компания будет использовать систему Directum RX от ООО «Директум».ООО «Директум» (Directum) — российская ИТ-компания, которая более 30 лет занимается разработкой программных продуктов и сервисов для управления цифровыми процессами и документами. Программные продукты Directum разработаны в Российской Федерации, соответствуют всем критериям импортозамещения и устойчивы к рискам от внешних санкций.
- Все офисы и центры разработки расположены на территории России, владельцы компании – резиденты Российской Федерации;
- Продукты Directum включены в Единый реестр отечественного программного обеспечения;
- Проверена и гарантирована совместимость с отечественным и свободно распространяемым программным обеспечением и оборудованием;
- Сотрудники компании принимают практическое участие в рабочих группах по проработке нормативных актов, касающихся цифровизации, а также ведется совместная работа с Минцифры России;
- Directum оказывает полный спектр услуг по выстраиванию цифрового взаимодействия: анализирует бизнес-процессы, создает, внедряет и сопровождает ИТ-решения для организаций различных масштабов и отраслей;
- На сегодняшний день решения Directum применяют свыше 3000 компаний в РФ и странах СНГ.
ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ СОТРУДНИКА
Сотруднику больше не нужно приходить в отдел кадров, чтобы оформить, ознакомиться или подписать документы. Это легко сделать через личный кабинет. Также не придется искать руководителя. Заявление приходит ему на согласование автоматически по настроенному в системе маршруту и затем так же автоматически попадает в отдел кадров для оформления документов.
Интерфейс личного кабинета лаконичный и понятный, не требует от пользователей предварительного обучения. При первом входе в личный кабинет сотрудник сам придумывает и вводит пароль. Таким образом, пароль для входа в личный кабинет, кроме сотрудника, не знает никто – даже администратор сервиса.
Доступ к личному кабинету под рукой в любом месте и в любое время. Подключиться можно со смартфона, стационарного компьютера или ноутбука.
КАК ПЕРЕЙТИ НА КЭДО?
- Сотрудникам придет SMS-сообщение для подключения к личному кабинету.
- Перейдя по ссылке из SMS-сообщения на сайт личного кабинета или указав ее в мобильном приложении, сотрудник устанавливает пароль для входа в личный кабинет и выражает согласие с условиями Соглашения между участниками электронного документооборота. После этого личный кабинет готов к работе.
- После регистрации в личном кабинете сотрудник получает усиленную неквалифицированную подпись и дает согласие на кадровый электронный документооборот. Согласие на КЭДО подписывается на бумаге и передается в отдел кадров.
- Если сотрудник не даст согласие в течение 14 дней, это будет считаться отказом от КЭДО. В этом случае работодатель продолжит создавать и вести кадровые документы в бумажной форме, как раньше. В дальнейшем сотрудник может передумать и перейти на электронной взаимодействие в любое удобное время.
МЫ НАДЕЕМСЯ, ЧТО ВСЕ СОТРУДНИКИ КОМПАНИИ ПЕРЕЙДУТ НА КЭДО, ПОТОМУ ЧТО ЭТО УДОБНО, БЫСТРО, ПРОСТО И ЭФФЕКТИВНО!